Stadgar för ELUGswe
Antagna vid föreningens årsmöte 2012-04-24,
uppdaterades vid årsmötet 2018-04-16.
§ 1. Ändamål
ELUGswe, Ex Libris svenska användargrupp med engelsk beteckning Ex Libris Swedish User Group, är en ideell förening med uppgift att:
- Utbyta erfarenheter och utgöra ett kontaktnät för de bibliotek i Sverige som använder Ex Libris produkter
- Samordna och prioritera gemensamma önskemål och krav gentemot leverantören
- Hålla kontakt med den internationella användargruppen IGeLU, International Group of Ex Libris Users
§ 2. Säte
Föreningen har sitt säte i Stockholm.
§ 3. Medlemskap
Medlemskap i föreningen står öppet för alla svenska bibliotek som är användare av Ex Libris produkter. Medlemskap råder efter bekräftad anmälan till ELUGswe.
Varje bibliotek som är medlem har rätt till en röst vid omröstning.
§ 4 Organisation
Föreningens verksamhet bedrivs genom
- Användarmöten
- Styrelse
- Arbetsgrupper
- Hemsida och e-postlista
§ 5 Användarmöten
Användarmöte anordnas dels som ordinarie årsmöte, dels som extra möte. Årsmötet är ELUGswes högsta beslutande organ. Däremellan leds arbetet av styrelsen. Föreningen ska hålla användarmöte minst en gång per år. Vid varje möte bestäms vilket bibliotek som har ansvar att kalla till nästa möte och även skriva minnesanteckningar.
§ 5.1 Ordinarie årsmöte
Ordinarie möte skall hållas varje år. Vid mötet skall förekomma följande ärenden:
- Mötets öppnande
- Val av mötesfunktionärer
A mötesordförande
B mötessekreterare
C två justeringspersoner tillika rösträknare - Fastställande av röstlängd
- Fråga om mötets behöriga utlysande
- Fastställande av föredragningslista
- Föredragning av framlagda berättelser för föregående verksamhetsår
- Föredragning av revisionsberättelse
- Beslut om fastställande av balansräkningar och resultaträkningar
- Beslut om ansvarsfrihet
- Fastställande av föreningens verksamhetsplan
- Behandling av propositioner från styrelsen
- Behandling av motioner från medlemmar
- Fastställande av medlemsavgift
- Fastställande av budget
- Val av styrelse enl § 6.1
- Val av revisor och suppleant för denne
- Val av valberedning med tre ledamöter, varav en sammankallande
- Aktuella uppdrag till styrelsen
- Ev övriga ärenden
- Mötets avslutning
Kallelse till årsmöte utsänds eller kungörs på föreningens e-postlista senast fyra veckor före årsmötet. Årsmöteshandlingar ska tillgängliggöras senast två veckor före årsmötet. Medlem eller grupp som önskar att viss fråga tas upp till beslut på årsmöte har att senast tre veckor före årsmötet anmäla detta till styrelsen via e-post.
Beslut vid val sker genom acklamation eller, om något ombud så begär, genom sluten omröstning. Vid lika röstetal skiljer lotten. Om vid personval ingen kandidat erhåller mer än halva antalet röster görs ny omröstning mellan de två som erhållit flest röster.
§ 5.2 Extra möte
Extra möte kan hållas på kallelse av styrelsen. Extra möte avser arbetsmöten då inga föreningsangelägenheter behandlas.
§ 6. Styrelse
§ 6.1 Styrelsens sammansättning
Föreningens styrelse består av ordförande och minst tre ledamöter som representerar olika bibliotek. Mandattiden är två år. Mandatperiod för förtroendevalda börjar och slutar vid årsmöte. Ordförande och en ledamot väljs ett år och två ledamöter påföljande år. Styrelsen utser inom sig vice ordförandeoch kassör.
§ 6.2 Styrelsens uppgifter
Styrelsen skall
- utveckla, leda och samordna föreningens verksamhet
- företräda föreningen utåt mot leverantör och distributör
- ansvara för föreningens ekonomiska planering och förvaltning av tillgångar” ansvara för föreningens centrala administration
- hålla regelbunden kontakt med arbetsgrupper och den internationella användarföreningen IGeLU
§ 6.3 Styrelsens arbetsformer
Styrelsen arbetar huvudsakligen via e-post och kan fatta beslut per capsulam.
§ 6.4 Valberedning
Valberedningen består av tre ledamöter varav en sammankallande och dess uppgift är att ge förslag till årsmötet på nya ledamöter i styrelsen samt på revisor och revisorssuppleant. Medlemmarna i valberedningen ska representera olika bibliotek. Valberedningen bör avge sitt förslag till styrelse i så god tid, att det kan medfölja handlingarna till årsmötet. Valberedningen tillsätts av årsmötet.
§ 7. Arbetsgrupper
Föreningen kan vid behov bilda arbetsgrupper för speciella ändamål.
§ 8. E-postlista
Föreningens angelägenheter, såsom kallelser till möten och underlag för beslut, annonseras via föreningens e-postlista.
§ 9. Stadgeändringar
För ändring av §§ 9 och 10 i dessa stadgar erfordras likalydande beslut fattade vid två på varandra följande årsmöten med två tredjedels majoritet vid vardera.
Övriga stadgeändringar kan beslutas vid ett ordinarie årsmöte med enkel majoritet.
§ 10. Föreningens upplösning
För upplösning av föreningen erfordras likalydande beslut fattade vid två på varandra följande ordinarie årsmöten med minst fyra femtedels majoritet. Upplösningen sker därefter vid utgången av verksamhetsåret. Vad som återstår av föreningens tillgångar sedan samtliga skulder reglerats skall användas för ändamål som så nära som möjligt svarar mot föreningens ändamål.
Dessa stadgar antogs vid användarmöte 24 april 2012 och ersätter i sin helhet tidigare antagna stadgar från 17 februari 2006. Stadgarna uppdaterades vid årsmötet 2018-04-16.
Stadgarna antogs omedelbart justerade.