Nätverk – erfarenheter

AUGfi

Finland har ett nätverk (AUGfi) där alla bibliotek som använder Alma kan ansluta sig som medlemmar. Nätverkets roll är att att bygga upp gemensam kompetens och

representera biblioteken i nationella och internationella samarbeten. AUGfi organiserar och

prioriterar också gemensamma önskemål och krav gentemot systemleverantören (Ex Libris).

AUGfi anordnar två årliga möten för medlemmarna. Dessa möten är nätverkets högsta beslutande organ. 

Styrgruppen har en ordförande och fattar operativa beslut som rör nätverket, företräder nätverket och bereder ärenden för beslut i årsmöte.. Styrgruppen ska, utöver ordföranden, bestå av tre företrädare för olika medlemsorganisationer. Mandatperioden för styrgruppen är två år. Samma person kan inneha ordförande- eller ledamotsposten i styrgruppen två år i följd (dvs. sammanlagt fyra år).

Dangelu

Danmarks användargrupp Dangelu är ett nätverk. De närvarade vid IGeLU och var representerade på INUG. 

Andra exempel från Bibliotekssverige

Forum för forskarservice (FFF) är ett nätverk som anordnar träffar med presentationer och annan erfarenhetsdelning med anknytning till forskarstöd. Nätverket har en programgrupp som planerar träffarna. Inom nätverket finns positiva erfarenheter av formen, och en nätverksträff anordnades våren 2024 i KIB:s regi. Här stod KIB för de direkta kostnaderna såsom lokaler, och varje deltagare och deras organisation stod för kostnader i samband med deltagande (transport, logi, mat).

Nätverket för forskningsbibliotekens pedagogiska roll är också ett väl fungerande nätverk där olika lärosäten turas om att arrangera konferensen och står för lokalkostnader medan deltagare på plats betalar kost och logi samt resan. Nätverket har en styrgrupp. 

Nätverket för systematisk sökning i vetenskaplig kontext har som mål att underlätta kunskaps- och erfarenhetsutbyten i en vetenskaplig kontext. Kontakten hålls i Teams men de arrangerar också regelbundet workshops, föreläsningar och nätverksträffar digitalt och på plats. Nätverket har en styrgrupp. 

Clarivate (Ex Libris)

Vid kontakt med Clarivate sade de att föreningsformen inte påverkar vårt inflytande eller anseende. Det enda de behöver är en kontaktperson att vända sig till.

IGeLU

Det ingår redan användargrupper i nätverksform. Organisationsformen påverkar inte deltagandet. 

Styrkor respektive svagheter med att bli ett nätverk

Nedan följer en sammanställning av den SWOT-analys som föreningens medlemmar gjorde under höstmötet den 7 november 2024. Eftersom punkterna Strengths och Opportunities gick in i varandra har de sorterats in under rubriken Styrkor nedan. Under rubriken Svagheter finns punkterna från Weaknesses och Threats. 

Styrkor

Arbetstid

En styrka som nämndes är arbetstid – om föreningen övergår till ett nätverk frigörs tid att arbeta med relevanta aktiviteter, planering och kommunikation med parter. Kanske krävs det också färre engagerade i styrgruppen eftersom arbetet blir mindre krävande. 

Byråkrati

Att minska byråkratin nämndes flest gånger – särskilt då mindre tidskrävande formalia och administration. Att undvika att ha ett årsmöte skulle också spara tid för systemfrågor och andra relevanta frågor. 

Ekonomi

Frågan om ekonomi går hand i hand med byråkratin ovan. Fördelar ses med att inte hantera bankkonto, påminna om medlemsavgifter och att skriva ekonomisk berättelse och budget.

Modernt

Det nämns några gånger att ett nätverk känns mer modernt och flexibelt än en förening. 

Valberedning

Valberedningen är just nu en betungande uppgift som vi då skulle komma undan till en del. Men vi behöver fortfarande en styrgrupp som samordnar, sammankallar och anordnar möten. Förhoppningar finns om att fler medlemmar skulle ta ansvar och ställa upp vilket skulle gynna verksamheten. 

Övrigt

Vidare nämns att det är viktigt att alla får samma information och att det är viktigt att utbyta erfarenheter. 

Svagheter

De svagheter som lyfts fram har kategoriserats enligt nedan. Efter sammanfattningen följer en kommentar om hur vi kan undvika att hamna där. 

Ekonomi

De frågor som lyfts kring ekonomi är vad som händer om medlemsavgiften tas bort, svårigheter med att ha en budget och hur kostnaderna ska fördelas vid fysiska möten. 

Kommentar

Föreningens inkomster har främst använts för att kunna betala för bankkontot de senaste åren. Eftersom mötena främst har genomförts digitalt har de inte medfört någon kostnad för föreningen. Ett framtida möte i fysisk form skulle förslagsvis bekostas av arrangerande lärosäte vad avser lokaler medan måltider, resa och boende bekostas av respektive deltagare. Det finns goda erfarenheter av den formen inom bland annat Nätverket för forskningsbibliotekens pedagogiska roll och Forum för forskarservice. 

Engagemang

Frågan kring engagemang lyfte risker med att nätverk lättare somnar in, att frågor faller mellan stolarna, bristande kontinuitet et cetera. 

Kommentar

Styrelsen upplever redan att engagemanget inte är överväldigande, trots föreningsformen. Vi tror att just formen för sammanhanget inte bidrar till ökat engagemang. Att sätta tydliga ramar för nätverket kring förväntningar på styrgrupp versus medlemmar gör att kontinuitet och ansvar för att ta frågor vidare sker.

Kontakt

Under denna rubrik förekom spörsmål kring otydlighet gentemot Ex Libris när det saknas en ordförande liksom frågor kring kontinuitet. 

Kommentar

Styrelsen föreslår att styrgruppen som ersätter styrelsen fortsättningsvis har en ordförande som är kontaktperson för Ex Libris, IGeLU och andra relevanta parter. För god kontinuitet bör medlemmarna i styrgruppen liksom idag sitta i två år. 

Myndighet

Här finns farhågor om att inte bli tagna på allvar som nätverk utan att en förening med styrelse och ordförande ger mer pondus.

Kommentar

Denna fråga har vi som styrelse undersökt både gentemot Ex Libris och gentemot andra organisationer. Varken Ex Libris eller andra organisationer lyfte organisationsform som ett problem. Våra nordiska grannar, AugFi och Dangelu är organiserade som nätverk och är medlemmar i IGeLU. (Norge har varken nätverk eller förening.) 

Organisation och struktur

Här lyftes risker kring att frågor inte styrs upp utan rinner ut i sanden i ett nätverk om det blir mindre strukturerat. 

Kommentar

Vi tänker oss att det fortfarande finns en sammanhållande grupp, exempelvis en styrgrupp, och att nätverket har stadgar och syfte som liknar föreningens men utan de administrativa och ekonomiska pålagor som föreningsformen ger.